Eine falsche Bewirtungsrechnung kann fatale Auswirkungen haben. Foto: Touristikdepesche
Eine falsche Bewirtungsrechnung kann fatale Auswirkungen haben. Foto: Touristikdepesche

Kunden zum Geschäftsessen eingeladen? Oder eigene Mitarbeiter bewirtet? In beiden Fällen gelten Regeln, um die Bewirtungskosten richtig geltend machen zu können. Eine heikle Sache: Bewirtungsbelege – auch Bewirtungskostenbelege genannt – gehören zu den Belegen, die am häufigsten falsch ausgestellt und daher abgelehnt werden. Dabei gilt grundsätzlich: Wer seine Kunden zum Geschäftsessen einlädt oder wer mit den eigenen Mitarbeitern beim Mittag- oder Abendessen im Restaurant ausschließlich über dienstliche Anlässe spricht, kann diese Kosten in seiner Reisekostenabrechnung oder Steuererklärung geltend machen. Die Firma darf 70 Prozent dieser Kosten von der Steuer absetzen, bei einer reinen Mitarbeiterbewirtung sind es sogar 100 Prozent.

Höhe der Bewirtungskosten muss angemessen sein

Wo gegessen wird, spielt keine Rolle. Das einfache Bistro nebenan darf es ebenso sein wie der Edel-Italiener oder das Gourmetrestaurant. Allerdings hat der Gesetzgeber festgelegt, dass die Bewirtungskosten „eine angemessene Höhe“ nicht überschreiten dürfen. Sonst kann es bei der Betriebsprüfung Probleme geben. Einen genauen Betrag definiert das Gesetz zwar nicht, dieser dürfte erfahrungsgemäß aber bei bis zu 100/150 Euro pro bewirteter Person liegen. Zudem darf die Bewirtung nicht zu Hause erfolgen, sondern ausschließlich in einem Restaurant.

Wichtig: Ohne korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg geht gar nichts. Damit der Beleg gültig ist, müssen jedoch einige Formalitäten beachtet werden:

Fragen Sie die Bedienung im Restaurant nach einem speziellen Bewirtungsbeleg. Die normale Rechnung, eine einfache Quittung oder gar der Kreditkartenbeleg reichen nicht aus.
Der Bewirtungsbeleg muss den Anlass des Geschäftsessen präzise nennen. Wegen der unterschiedlichen Höhe der steuerlichen Absetzbarkeit muss zudem zwischen Geschäftsessen und Mitarbeiterbewirtung unterschieden werden.
Der Bewirtungsbeleg muss bei Rechnungen bis zu einer Höhe von 150 Euro zwingend folgende Angaben enthalten: Anlass, Ort und Datum der Bewirtung, Name und Anschrift des Retaurants, Auflistung aller bewirteten Personen mit Vor- und Nachname sowie Firma (auch der Einladende selbst), Einzelauflistung aller konsumierten Speisen und Getränke mit Einzelpreisen, Trinkgeld, Gesamtpreis.
Bei Rechnungen von über 150 Euro muss der Gastwirt zusätzlich folgende Eintragungen machen: Ihre Firma und Ihren Namen als Gastgeber und Rechungsempfänger, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer des Restaurants (bzw. Umsatzsteuer-Ident-Nr.), Datum der Rechnung sowie Datum der Leistung (oder Hinweis, das es identisch ist), Nettobetrag, gültige Steuersätze und Umsatzsteuerbetrag.

Der geschäftsbedingte Anlass der Bewirtung – also der Grund für die Einladung – muss deutlich eingetragen, für das Finanzamt also klar erkennbar sein. Einfache Formulierungen wie „Kundengespräch“ reichen oft nicht aus.

Nach wie vor verfügen einige kleinere Cafes oder Bistros nicht über einen solchen speziellen Bewirtungsbeleg. Dann reicht meist die „normale“ Quittung aus, an die ein selbst hergestellter Beleg geheftet wird. Dieser muss aber ebenfalls alle oben genannten Angaben enthalten.

Laden Mitarbeiter im Rahmen einer Geschäftsreisende zu der Bewirtung ein, müssen sie ihren Verpflegungsmehraufwand natürlich um den Sachbezug kürzen.

Trinkgelder sind ebenfalls als Betriebsausgabe abzugsfähig. Sie werden entweder auf dem professionellen Bewirtungsbeleg unter „Tip“ eingetragen, oder man erstellt für sie einen Eigenbeleg. Nicht als Bewirtungskosten zählen Mahlzeiten wie das Hotelfrühstück, die nur der Geschäftsreisende selbst einnimmt.

Laden Sie sich hier den Bewirtungsbeleg kostenlos als PDF herunter.

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