Mit einem effektiven Travelmanagement und klaren Reiserichtlinien können Firmen Reisekosten einsparen. Foto: Touristikdepesche
Mit einem effektiven Travelmanagement und klaren Reiserichtlinien können Firmen hohe Reisekosten verhindern. Foto: Touristikdepesche

Dass Travel Manager es einfach hätten, hat nie jemand behauptet. Auch nicht, dass sie zu den beliebtesten Kollegen im Unternehmen gehören. Zumindest dann, wenn mal wieder eine Verschärfung der Reiserichtlinien ansteht oder wenn das Lieblingshotel plötzlich nicht mehr auf der Liste der bevorzugten Partner steht, richtet sich der Zorn gegen die Geschäftsreiseverantwortlichen. Diese wiederum müssen sich so manche Klage ihrer Kollegen anhören – oder auch so manche Ausrede, warum die neuen Richtlinien für sie selbst nicht gelten könne. Es ist nicht immer einfach, angemessen und trotzdem freundlich auf derartige Vorwände zu reagieren. „Und manchmal geht es leider auch nur mit klaren Ansagen“, sagt Travel-Management-Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u). Verschiedene Travel Manager haben BizTravel erzählt, welche Argumente Reisende mitunter vorbringen, warum sie eine Ausnahme von den Richtlinien fordern. Und wir haben nachgefragt, wie man damit umgeht – welche Einwände sind eventuell berechtigt und welche nicht?

Platz 1: Meilen sammeln
Nach wie vor ungeschlagen ist die Anziehungskraft, die Bonusprogramme auf viele Reisende ausüben. Für sie ist es dann unschön, wenn ausgerechnet die Airline A, bei der sie Punkte erfliegen, nicht mehr zu den bevorzugten Partnern ihres Unternehmens gehört. Oder wenn diese Gesellschaft dem Best- Buy-Prinzip nicht mehr standhält.

„Nein, mit Airline B kann ich auf keinen Fall fliegen – die gelten doch als viel zu unsicher.“

„Die Uhrzeiten von Airline B passen leider so gar nicht zu meinen Terminen.“

Platz 2: Um Klassen kämpfen
Ob sich eine Firma einen Gefallen damit tut, wenn sie auch für die Fernstrecke die Holzklasse vorschreibt, ist fraglich. Denn nur ausgeruhte und motivierte Reisende können gute Leistungen erbringen. Anders ist das bei innerdeutschen oder innereuropäischen Flügen: Hier gilt auch im Geschäftsreisebereich die Economy Class heutzutage als gesetzt. Doch das akzeptiert nicht jeder.

„Oh, bei meinen starken Rückenschmerzen scheidet die Economy Class leider grundsätzlich aus.“

„Ich leide an Unterzuckerung und überstehe ohne das Essensangebot in der Business Class den Flug nicht.“

„Die engen Economy-Sitze sind eine echte Qual für mich.“

„Flüge nutze ich immer zu Arbeitsbesprechungen mit den Kollegen. Das geht aber natürlich nur in der ruhigen Atmosphäre der Business Class!“

„Um meine Termine einzuhalten, muss ich als Erster aus der Maschine raus.“

Platz 3: Das Lieblingshotel
„Ich brauche eine ganz bestimmte Matratze – wegen meines Rückenleidens.“

„Mit meinen 1,90 Meter stoße ich bei den Betten in Hotel B immer an den Rahmen und kann nicht schlafen.“

„Hotel B? Das ist viel zu laut!“

„Waren Sie schon mal in Hotel B? Da stehen spannende Damen an der Bar, und gleich am Empfang erhält man unpassende Angebote. Also da will ich wirklich nicht hin.“

Platz 4: Bahn fahren
„Keine erste Klasse mehr? Sind wir der Firma das nicht mehr wert?“

„Reisezeit ist Arbeitszeit! Arbeiten kann man aber nur in der ersten Klasse. Und sicher nicht, wenn in der zweiten Klasse gerade ein Kegelverein feiert.“

„Bei der zweiten Klasse entfällt der Lounge-Zugang – und damit warmes und trockenes Warten mit Gratisgetränken, W-LAN und WC.“

Das raten Experten: So reagieren Travel Manager richtig, wenn Geschäftsreisende Reiserichtlinien umgehen

Freundlich und mit Vorbild: Zuerst sollten Travel Manager immer versuchen, ihre Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf hinzuweisen, dass die Reiserichtlinien für alle Mitarbeiter gültig sind und dass sie helfen, Kosten zu sparen – was auch den eigenen Arbeitsplatz sichert. Am besten ist es natürlich, wenn sich auch die Geschäftsführung und das Top-Management an die Richtlinien halten, um ein Vorbild abzugeben.

Klare Ansage: Leider hilft Freundlichkeit nicht immer weiter. Oft geht es dann nur mit „klarer Ansage“. Den Kollegen muss aufgezeigt werden, dass sie bei weiteren Verstößen riskieren, die Reisekosten nicht in vollem Umfang ersetzt zu bekommen. Ein Beispiel nennt die Travel-Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u): Ein Personalchef warnte einen Kollegen, der die neue Firmenkreditkarte verweigerte, er erhalte künftig nur noch 25 % der Verpflegungspauschale oder alternativ einen Abschlag bei der Hotelkostenerstattung, da er die für Verhandlungen wichtige Datenlieferung versage. Dabei würden alle Verweigerer gleich behandelt. „Das sorgte zwar für viel Aufruhr, führte am Ende aber zum Ziel“, so Andrea Zimmermann.

Gruppenzwang: Gemein, aber oft durchaus wirksam: in der Gruppe Themen wie „Hotelwahl“ oder „Kartennutzung“ ansprechen, natürlich ohne eine Person beim Namen zu nennen. „Schauen Sie, wie die Mehrheit reagiert und wie wiederum der Reisende, der querschießt, darauf reagiert“, so Andrea Zimmermann. Die Beraterin hat es selbst erlebt, dass Kollegen einen Kartenverweigerer „sanft“ darauf ansprachen, was mit ihm los wäre. „Nach etwa sechs Monaten beantragte der Kollege die Karte und nutzt sie inzwischen stark. Das zeigt, wie man positiv und mit Geduld arbeiten kann.“

Welcher Weg der passende ist, „hängt auch von der üblichen Kommunikation im Unternehmen ab“. Sie selbst empfiehlt Travel Managern, alle möglichen Gegenargumente im Vorfeld zu bedenken und auch im Gespräch mit dem Betriebsrat Lösungen zu erarbeiten. Gut sei es, im Gespräch nicht gleich alle Lösungen zu präsentieren, „sondern auch kritische Fragen zu erlauben und dann erst zu zeigen, wie man zu gemeinsamen Ergebnissen kommt. Das führt meist zu einer Wahrnehmung von ,Wir werden ernst genommen, und das Travel Management hat sich viele Gedanken im Vorfeld gemacht‘“, sagt Andrea Zimmermann: „Damit erreiche ich mit meinen Kunden meist die Zustimmung zu geplanten Änderungen.“

Richtlinien deutlich, aber dennoch flexibel: „Bei der Hotelwahl etwa muss man nicht ein bestimmtes, vom Reisenden ungeliebtes Hotel vorschreiben“, nennt Andrea Zimmermann als Beispiel: „Stattdessen kann man auch über Budgets sprechen und Hotelbuchungen freigeben, wenn diese sich an den Gesamtkosten des günstigsten Partnerhotels orientieren, also einschließlich Anreise und Lage.“ Wichtig: die Betroffenen „mit auf die Reise nehmen und ihnen zeigen, dass die Einwände ernst genommen werden“, empfiehlt die Beraterin: „Lassen diese sich stimmig entkräften, kann der Mitarbeiter nichts anderes als mitspielen.“ Wer hingegen sowieso innerlich gekündigt hat, dem kann auch der Travel Manager nicht mehr helfen.

Quelle der Meldung: BizTravel

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