Geschäftreiseplanung – ein Puzzlespiel! Aber lösbar! Foto JMH

Ob Firmenraten oder Marktpreise: Wer über ein Online-Hotelportal bucht, spart Zeit, kann besser steuern und bekommt einen Kostenüberblick. Alles über den Nutzen und die Einführung.

Beim Schlaf hört der Spaß auf: Für manche Reisende muss es ein ganz bestimmtes Hotel sein – weil man sich nur dort wohlfühlt. „Oft buchen Business Traveller ihre Hotels sehr ungesteuert“, sagt Andrea Zimmermann, Inhaberin der Beratungsfirma btm4u. „Manchmal kursiert in der Firma zwar eine Liste mit Vertragshäusern. Aber die Mitarbeiter sagen sich: Ich nehme trotzdem das ,Hotel zum Ochsen‘, weil es mir gut gefällt.“
Anders sehen das die Geschäftsreise-Planer. Durch „Wildwuchs“-Buchungen fehlt ihnen jede Übersicht über die genutzten Häuser und die Übernachtungskosten. Die Buchhaltung hat mit einer Rechnungsflut zu kämpfen, und wenn der Angestellte krank wird, gibt es Probleme: Weil niemand weiß, wo storniert oder umgebucht werden kann.
Dabei könnte eine Firma allein die Kosten um 15 Prozent senken, wenn sie Hotels einheitlich über ein Online-Portal reservieren würde. Das ergab eine Umfrage, initiiert zwar vom Portalbetreiber HRS, doch bestätigt von Beratern und Travel Managern.Tipps für die Portalnutzung

Hotelbuchungsportale wie HRS, Hotel.de oder ehotel bieten gleich mehrere Vorzüge: Reisende haben nicht nur Zugriff auf weltweit Hunderttausende Häuser, sondern können sich diese nach Kriterien wie Lage, Preis, Kategorie und Bewertungen auflisten lassen und vergleichen. Neben Bestpreisgarantien gibt es oft bessere Konditionen als bei den Hotels selbst. So sind die meisten Häuser etwa bei HRS bis 18 Uhr des Anreisetages kostenlos stornierbar.

  • Firmen sollten nicht über die öffentlichen Seiten der Portale buchen, sondern sich für einen Firmenzugang registrieren. Der ist kostenlos und bietet Zugriff auf Spezialraten, welche die Portale mit den Hotels ausgehandelt haben. Die Portalnutzung ist gratis; die Anbieter leben von den Hotel-Provisionen.
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Wer mit bestimmten Hotels Firmenraten vereinbart hat, lässt sich diese ins Portal laden. So bestehen auch hier immer gute Vergleichsmöglichkeiten zwischen Firmenrate und tagesaktuellem Marktpreis.
  • Portale helfen beim Steuern. Zum einen lassen sich die Buchungsmasken an den firmeneigenen Intranet-Auftritt anpassen, was sie bei Reisenden attraktiver macht. Zum anderen können Travel Manager entscheiden, ob bestimmte Hotels – etwa Fünf-Sterne- Häuser – gar nicht erst angezeigt werden sollen. Und sie können Regeln hinterlegen, dass ab einer bestimmten Summe der Reisende eine Begründung eingeben muss. Beispiel: Die Firma erlaubt als Höchstgrenze 100 Euro inklusive Frühstück. Wird es teurer, muss der Buchende dies erklären (z. B. Messezeit). Der Vorgesetzte erhält automatisch eine E-Mail.
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Durch regelmäßiges Reporting (Statistiken) erhalten Geschäftsreise-Planer eine detaillierte Übersicht über alle genutzten Hotels und die Kosten. „So ist leicht zu erkennen, ob es sich bei viel gebuchten Häusern eventuell lohnt, Rabatte zu vereinbaren“, sagt Roland Klatz, Travel Manager der Deutschen Amphibolin-Werke (Alpinaweiß). „Und der Vergleich mit den Marktpreisen zeigt, wie gut die bis dato ausgehandelten Firmenraten wirklich sind.“
  • Nicht zuletzt stellt sich das Portal dann als eine große Hilfe heraus, wenn es im Ausland zu Katastrophen, Kriegen oder Krisen kommt: Dank des einheitlichen Buchungskanals ist sofort erkennbar, wo sich die Mitarbeiter aufhalten.

Und wer hat die Besten?

HRS, Hotel.de, ehotel, Derhotel oder Corporate Rates Club – zwar unterscheiden sich die einzelnen Portale durchaus in ihren Auftritten und in ihren Schwerpunkten, grundsätzlich aber gilt: Führt ein Portal eine erfolgreiche Funktion ein, dauert es nicht lange, bis die Wettbewerber folgen. Auch die Zahl der Hotels liegt mit ca. 250.000 gleich hoch, wobei manche Regionen in einem Portal stärker vertreten sein können als im anderen. Das gilt auch für die Größe der Häuser: Wer in einer ländlichen Region Pensionen benötigt, sollte sich die Portale daraufhin genau anschauen. Allerdings wird kein Anbieter „Nein“ sagen, wenn ein Firmenkunde ihn bittet, Wunschhäuser in sein Portfolio aufzunehmen. Die Preise auf den Portalen unterscheiden sich oft nur in Nuancen.

Kriterien für die Auswahl

Nach welchen Kriterien also sollte ein Unternehmen das passende Portal auswählen? Roland Klatz, Travel Manager der Deutschen Amphibolin-Werke, gibt Tipps:

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Schauen Sie sich den Aufbau der Seiten an. Auf welcher Oberfläche fühlen Sie sich wohl, welche empfinden Sie als am bedienerfreundlichsten?
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Wenn Ihr Unternehmen per Reisestellenkarte bezahlt: Prüfen Sie, ob solche Kreditkarten hinterlegbar sind. Und sind auch Meeting-Karten einsetzbar?
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In welchen Gebieten brauchen Sie möglichst viele Hotels? Vergleichen Sie die Angebote der Portale.
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Erstellen Sie einen Fragenkatalog mit den für Sie wichtigsten Punkten und schicken Sie diesen an die Anbieter. Wählen Sie 3 bis 4 Portale aus, lassen Sie diese von Testnutzern in der Firma prüfen und laden Sie die beiden besten Anbieter zu einer Präsentation ein.
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Schalten Sie Testzugänge für beide Portale für ca. 8 Wochen frei und führen anschließend Gespräche mit den Nutzern.

Genügend Zeit einplanen

Ist der „Sieger“ gefunden, hilft er bei der Einführung des Portals. Eine Anpassung ans Firmendesign gehört zum Standard. Die Betreiber kümmern sich darum, Vertragshotels und Firmenraten zu laden, die Richtlinie einzupflegen und die Firmenstandorte für eine vereinfachte Hotelsuche zu speichern.
Und um Mitarbeiter anzuleiten, bieten die Portale Einführungs-Mailings, Gewinnspiele, die Erstellung von Fallstudien, Schulungen vor Ort, telefonisch oder online an – je nach Wunsch. Wobei „die Firma mit dem Portal erst starten sollte, wenn es alle Vertragshotels enthält und alle Raten geladen sind“, rät Klatz und warnt: „Das kann manchmal lange dauern.“ Insgesamt sollte man mit vier bis sechs Monaten planen – in drei Wochen jedenfalls dürfte es kaum zu schaffen sein.
Bleibt die Frage: Wann hat sich ein Hotelportal durchgesetzt? „Wenn zunächst jeder Fünfte darüber bucht, ist es ein Erfolg“, sagt Roland Klatz. Später dann sollte diese Rate natürlich höher sein.

So bereiten Sie sich auf ein neues Portal vor

Analyse: Werten Sie 2 bis 3 Monate lang alle Hotelrechnungen aus und leiten Sie daraus Ihre Anforderungen ab: Welche Hotels buchen Sie? Wo? Welche Kategorien? Zu welchen Preisen? Wie bezahlen Sie?
Vertragshotels: Prüfen Sie, mit welchen Hotels Sie Verträge haben, und lassen Sie diese in die Portale einpflegen, falls sie dort nicht schon vorhanden sind.
Profilpflege: Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Liste mit den Reisendenprofilen auf den neuesten Stand zu bringen – also Name, Adresse, Telefon, Vorlieben etc.
Prozesse: Online-Hotelportale sollen helfen, die Reisebuchung zu vereinfachen. Überprüfen Sie unter diesem Aspekt Ihr Genehmigungsverfahren: Umständliche Beantragungen vor der Reise führen die Online-Buchung ad absurdum.
Hand in Hand: Vergessen Sie nicht, frühzeitig den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten über Ihr Vorhaben zu informieren oder sogar ins Boot zu holen.

Internet-Tipps: Wenn Sie …

… Langzeit-Unterkünfte buchen möchten (sogenannte Serviced Apartments), sollten Sie dafür das Portal eines Spezialisten wie Living-Hotels nutzen: www.living-hotels.de … für eInen externen Mitarbeiter eine garantierte Buchung durchführen wollen, zu der Sie die Angabe der Kreditkartennummer benötigen, nutzen Sie Ihre Reisestellenkarte. Internationale Hotels für Nicht-Kreditkarteninhaber lassen sich am besten über Sonderfunktionalitäten wie Aida (Airplus) buchen. www.airplus.com

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