Richtlinien müssen hart sein – aber nicht immer. Erstens sind Reisende preissensibler geworden, zweitens gilt es, begehrte Fachkräfte zu locken. Streng oder Laissez-faire?

Hart hilft nicht immer. Auch nicht, wenn es darum geht, den Kollegen zu erklären, warum sie statt in der Business in der Economy Clalass sitzen müssen. Oder warum sie anstelle des lieb gewonnenen Fünf-Sterne-Hotels künftig mit einem Vier- oder gar Drei-Sterne-Pendant vorlieb nehmen sollten. „Eine Reiserichtlinie, die all dies regelt, muss zur Firmenphilosophie passen,“ sagt Liane Feisel, Inhaberin des Beratungsunternehmens Feisel-Consulting: „Daher muss eine solche Richtlinie zwar in den meisten Fällen sehr streng sein. Doch auch gegen salopp formulierte Leitfäden ist nichts einzuwenden, wenn auch die Firmen locker strukturiert sind.“

Also gehören alle Theorien über die Formulierung von Reiserichtlinien in die Abfalltonne? Kann es ruhig auch mal heißen: „Reisende sollten den günstigsten Flug buchen“ statt „Der günstige Flug ist zu buchen“? Beatrice Lingnau, beim Geschäftsreiseanbieter HRG für die Unterstützung des Vertriebs und der Kundenbetreuung zuständig, widerspricht nicht. „Inzwischen gibt es etliche Lifestyle-Unternehmen, in denen Travel Manager nicht mehr den Holzhammer schwingen müssen“, sagt die 39-Jährige; „Die Mitarbeiter wissen oft selbst ganz genau, was für ihre Firma gut ist und was nicht.“ Und auch Liane Feisel berichtet von Kunden, deren Beschäftigte von sich aus verantwortungsvoll mit Firmengeldern umgehen: „Die buchen weder Business Class noch das teure Hotel, weil sie es für ihre Privatreise ja schließlich auch nicht machen würden.“

Strenge gegen wildes Buchen

Keine Frage, Reiserichtlinien sind nach wie vor das Rückgrat des Geschäftsreisemanagements. Und sie bleiben eines der wichtigsten Mittel, mit denen Travel Manager Einsparungen erzielen können: Wer es schafft, strenge Leitfäden bei seinen Kollegen durchzusetzen, unterbindet „wildes“ Buchen und kann die Ausgaben damit entscheidend senken. Die Zutaten, die eine Reiserichtlinie dafür enthalten muss, sind durchaus dieselben wie immer: erlaubte Verkehrsmittel, Klassen, Zeiten (frühfristig buchen!), Hotelkategorien und Buchungswege (einheitlich und zentral). All dies sollten Firmen eindeutig definieren. Außerdem muss die Richtlinie glaubhaft mit Strafen für all jene drohen, die gegen sie verstoßen. Sie muss – auch in der Formulierung – Klartext reden, und ohne ein Mandat der Geschäftsführung funktioniert es nicht.

Auch Tagungen und Events steuern

Während ein Großteil der Unternehmen inzwischen über Reiserichtlinien verfügt, sind Veranstaltungsrichtlinien nach wie vor selten. Events und Tagungen werden meist unkoordiniert und ungebündelt durch Fachabteilungen gebucht, und kaum ein Unternehmen weiß wirklich, wie viel Geld es für Veranstaltungen ausgibt. Ein erster Schritt, um die nötige Transparenz zu schaffen, ist die Formulierung einer Veranstaltungsrichtlinie.

Inhalt: Eine Veranstaltungsrichtlinie regelt Zuständigkeiten (wer bucht? wer muss informiert werden? wer muss zustimmen?), beschreibt den Buchungsweg (über eine zentrale Software?) sowie Punkte wie das Teilnehmermanagement, Qualität und Auswahl der Dienstleister oder Umgang mit No-Shows.

Buchtipp: Alle Informationen rund um Formulierung, Etablierung und Durchsetzung eines solchen Regelwerks enthält das Buch „Veranstaltungsrichtlinien: Voraussetzungen für erfolgreiche Events“ von Gerhard Bleile und Cornelius Philipp Blei. Erschienen im Verlag Wissenschaft & Praxis, 104 Seiten, Preis: 28 Euro.

Reisende akzeptieren Vorgaben

Dennoch hat sich in den vergangenen Jahren einiges getan – vor allem seit der Krise 2009. „Die Mitarbeiter sind heute sehr viel kostenbewusster als früher“, berichtet Wolfgang Geyer, Travel Manager beim Software-Giganten IBM: „Das Machtwort von oben ist immer seltener nötig.“ Dabei hat gerade Geyer eine vergleichsweise strenge und eindeutige Richtlinie formuliert: Business Class beispielsweise ist grundsätzlich nicht erlaubt, und das schwache Wörtchen „sollte“ sucht man in dem Regelwerk vergebens. Doch, so Geyer, der Umgang hat sich geändert. „Einerseits akzeptieren die Reisenden diese Vorgaben“, sagt er, „und andererseits sagt aus dem Management niemand Nein, wenn ein Mitarbeiter klar begründet, warum er für eine bestimmte Langstrecke Business Class benötigt.“

Klingt gut, aber wahrscheinlich gehört IBM eher zu den Ausnahmen. Denn dass es in vielen Firmen nach wie vor Probleme mit den Richtlinien gibt, belegen aktuelle Studien. Gefragt nach ihren vordringlichen Aufgaben für 2012 antworten sehr viele Geschäftsreiseplaner mit: „Ich will die Reiserichtlinien wirkungsvoller durchsetzen.“ Was im Umkehrschluss bedeutet: Bislang sind sie noch nicht optimal durchgesetzt, und der Befolgungsgrad könnte höher sein.

www.biz-travel.de

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